Las reuniones son parte indispensable del día para los empleados de todo el mundo. Y si la idea de agregar una reunión más a tu ya agitada semana laboral te hace temblar, definitivamente no estás solo.
La Harvard Business Review recientemente encuestó a 182 gerentes senior en una variedad de industrias y encontró que:
Muchos estamos conscientes de que la forma en la que llevamos a cabo las reuniones necesita mejorarse. Una de las primeras cosas para comenzar es con el diseño y la tecnología de su sala de conferencias.
A continuación, te compartimos seis tendencias en el diseño de salas de conferencias que pueden ayudarte a involucrar mejor a tus empleados y para aprovechar al máximo el tiempo en cada reunión.
Una sala de conferencias grande es perfecta para revisiones de área o reuniones con clientes. Sin embargo, estas salas no son ideales para sesiones rápidas de intercambio de ideas o discusiones individuales.
La escasez de salas de conferencias es un problema importante para muchas empresas en crecimiento, y las salas de reunión grandes a menudo se reservan para fines pequeños, lo que es un desperdicio de recursos.
Para resolver este dilema, muchas empresas están optando por diseños de salas de conferencias flexibles y personalizables. Pero no te preocupes, no es necesario derribar paredes ni instalar vigas nuevas.
La flexibilidad viene con divisores de pared extraíbles, para que puedas dividir una sala de conferencias grande en dos áreas de reunión más pequeñas o fusionar varios espacios para que quepa un grupo grande.
Los divisores de pared son una solución rápida y fácil para la expansión del espacio, pero tendrás que considerar la acústica, la disposición de las sillas y los muebles adecuados para poder moverlos y ajustarlos según se necesite.
Por ejemplo, ¿será factible una mesa de sala de conferencias grande para una sala si lo que deseas es transformar el espacio en dos áreas de reunión más pequeñas? Si esto es una preocupación, usar varias mesas será más práctico que una sola mesa.
Pensando más en los diseños, hay una variedad de configuraciones de mesas y asientos que puedes explorar. Tal vez, un estilo en forma de U hará que la presentación sea más fácil para un orador; tal vez, puedes incluir a más personas si utilizas un arreglo estilo aula para las mesas y sillas.
Probablemente el tipo de pantalla más innovador para el diseño de cualquier sala de conferencias en este momento sea un Video Wall de LED .
Los LEDs alguna vez fueron considerados el unicornio de la industria: eran difíciles de adquirir y algo caros. Afortunadamente, ahora son mucho más asequibles para que pueda tener la mejor visualización posible en cualquier sala de conferencias o de reuniones.
La tecnología LED opaca a cualquier proyector o monitor pues muestra colores vibrantes, desde los blancos más brillantes hasta los negros más oscuros.
Las imágenes nítidas y de alta calidad se ven geniales desde cualquier ángulo, por lo que todos los asistentes a la reunión tendrán una imagen clara de su presentación.
Las pizarras interactivas te permiten realizar presentaciones más dinámicas, para que puedas tener reuniones más productivas.
Si lo combinas con tu plataforma de videoconferencia, podrás:
La interactividad mantiene a todos interesados y participativos en las reuniones y la tecnología hace que sean más eficiente.
Muchas industrias están aprovechando la oportunidad de trabajar desde el hogar, lo que tiene beneficios tanto para los tus como para para ti. Sin embargo, las reuniones pueden ser difíciles en escenarios remotos. Las llamadas telefónicas cumplen su función, pero sin duda, las interacciones cara a cara resultan en conversaciones más productivas y de colaboración.
Dado que las reuniones nunca serán evitables (lo sentimos), las soluciones audiovisuales son una necesidad para las salas de conferencias modernas de todo el mundo.
Los programas de software como Zoom ofrecen videoconferencia, pizarra digital interactiva y la opción de compartir pantalla para que todos los empleados puedan hacer que sus reuniones sean más eficientes, ya sea en la misma sala o en diferentes localizaciones.
Una cosa para tener en cuenta es que el equipo necesitarás, como cámaras, altavoces, micrófonos, etc., dependerán del tamaño de tus salas de reuniones. Y si estás adoptando diseños flexibles de salas de reuniones, la colocación precisa de este equipo será crucial.
Una acústica terrible puede arruinar cualquier sala de reuniones, no importa qué tan cómodos sean los muebles o lo impresionante que sea el equipo tecnológico. Especialmente para el diseño de salas de conferencias, la gestión adecuada del sonido puede hacer que se rompa el éxito de tus reuniones.
Si utilizarás el espacio para reuniones privadas, existen técnicas de absorción de sonido que pueden proporcionarle toda la discreción que necesitas. Si te preocupa que los paneles de sonido se vean feos y que coquen con tu decoración, no te preocupes, se pueden personalizar con imágenes, colores de marca y logotipos.
Demasiadas áreas de reunión están configuradas e iluminadas como salas de interrogación. Las paredes blancas vacías con una iluminación áspera no son acogedoras ni interesantes, por lo que lograr que todos se enfoquen y sean creativos es increíblemente difícil en este tipo de ambiente.
Incluso agregar pequeños detalles al diseño de tu sala de conferencias puede hacer una gran diferencia en la productividad de una reunión. Ya sea que agregues una pared colorida como acento, una señalización de tu marca o una obra de arte inspirada en la pared, tu área de reunión puede transformarse de una sala aburrida de cuatro paredes en un centro inspirador de creatividad.
Comienza por pensar en los estilos desde el punto de vista de tus empleados y clientes. ¿Estarán entusiasmados por pasar una hora dentro de cuatro paredes blancas sin ventanas y luces duras? Todos estarán mucho más cómodos e inspirados para trabajar con un poco de diseño y personalidad.
Nota importante: tampoco te vuelvas loco con el diseño de tus salas de conferencias, exagerar puede llevar a distraer a tus empleados.
En C3NTRO Telecom estaremos asesoría para ayudarte encontrar el mejor diseño y solución a tus salas de videoconferencia que se ajusten a tus necesidades y presupuesto. Desde nuestro personal de ventas hasta nuestros ingenieros expertos en instalación, todos estaremos felices de ayudarte a tener reuniones más productivas.
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